Podnikání je komplexní proces příjmů a výdajů, odvedené práce, zakázek, daní, odvodů a faktur. Dávno již nestačí si na kostičkovaném papíře vést důvěrně známé má dáti – dal. Pro zajištění inkasa je nezbytné svým odběratelům vystavovat faktury. Jak se to dělá? Jaké existují fakturační programy a systémy? Kolik to stojí?
Pro začínající podnikatele bývá zpočátku náročné vyznat se v problematice vystavování faktur. Otázku, jak začít podnikat, již vyřešili, ovšem jak na faktury? Jak tento dokument naplnit správnými údaji? Kde vzít šablonu?
Kdo rád dělá věci tradičně a postaru, komu nevadí přepisovat faktury znovu a znovu, nebo komu nebude chybět čas touto administrativou strávený, tomu vystačí faktury manuálně upravovat ve vlastní předpřipravené tabulce. To vše je součástí práce na IČO.
Kdo ovšem chce mít postupy zautomatizované a přehledné, ten dá přednost vystavování faktur online, aniž by musel hledat fakturační program ke stažení zdarma. V internetovém prostředí existuje celá řada fakturačních programů a systémů a záleží jen na preferencích každého uživatele, v jaký vloží svoji důvěru a (často) i své peníze.
Co umějí online fakturační systémy?
Především šetří čas. Díky přednastaveným parametrům (IČO odběratelů i dodavatelů, způsob platby, předvyplnění textu, aj.) je celý proces vystavování faktur otázkou několika málo minut. Systém faktury nepřepisuje, nýbrž vytváří pokaždé nové a všechny přehledně ukládá. Nezáleží, zda je firma plátcem DPH, nebo není.
Přehlednost a jednoduchost jsou největšími devízami fakturačních online programů. Dále umožňují propojení s e-shopy, spárování plateb s bankami, integraci s platebními bránami, podporují EET, rozesílají automatické upomínky neplatičům, umí také elektronicky podat daňové přiznání.
Zjednodušují práci kromě podnikatelů na živnost také účetním, kteří si ze stejného fakturačního softwaru mohou kdykoli exportovat potřebné údaje a dokumenty, aniž by o ně museli své klienty upomínat. Zpracované doklady může účetní také uzamykat proti přepisování a jednodušeji tak vést účetnictví.
Kolik stojí online fakturační software?
Základní verze většiny online fakturačních programů je zdarma. Slouží jak na „osahání“ si daného softwaru, nebo svou jednoduchostí postačí malým podnikatelům, kteří mají minimální procento zakázek a v rámci práce na živnostenský list si dokáží vystavování faktur i jejich splatnost ohlídat sami.
Proto jim postačí základní bezplatná verze, kde zbytečně neplatí za služby, které nevyužijí. Je potřeba dát si na misky vah, zda se vyplatí investovat průměrně pět set korun měsíčně do fakturačního softwaru, když si s trochou péče podnikatel zvládne faktury vystavit sám.
Na druhou stranu velká část podnikatelů a firem raději investuje několik stokorun měsíčně do fakturačního programu, který jim ušetří drahocenný čas, jenž by mohli věnovat něčemu smysluplnějšímu, jako je další vydělávání peněz. Topit se v administrativě nevyhovuje všem.
Zkušební doba zdarma
Při výběru fakturačního programu je třeba vyzkoušet a zohlednit i zkušební dobu zdarma. Není nutné si program vyzkoušet jen v základní verzi. Mnoho softwarů nabízí nejvyšší tarif na několik týdnů bezplatně, aby se uživatel mohl s veškerými funkcemi seznámit a odhalit jejich kvality.
Většina online softwarů při nespokojenosti vrací do 14 dnů platbu zpět. Pro podnikající fyzické osoby i firmy je to dobrý způsob, jak si program vyzkoušet, avšak neztrácet s ním čas, pokud fakturační systém neplní to, co by podnikateli usnadnilo práci.
Obecně platí, že je lepší začít nejprve u základní verze programu a s postupným růstem firmy případně navýšit na Premium verzi. Upgradovat verzi jednoho programu je po všech stránkách jednodušší, než přecházet na zcela nový fakturační systém.
Základem je vybrat ten svůj fakturační software. Dle ceny, parametrů, možností automatizace, podpory (chat, e-mail, telefon, sociální sítě), či kompatibility s ostatními programy. Zejména s těmi účetními, jakými jsou například Pohoda nebo Money S3 a Money S4. Poměr cena výkon hraje velkou roli.
5 nejlepších online fakturačních programů
Portfolio online fakturačních systémů se rozrůstá každým dnem. Mezi nejlepší a nejznámější se řadí níže uvedené patero. Důkladné srovnání funkcí a cen následuje vzápětí.
Přiblížení jednoho každého fakturačního systému je nasnadě. Porovnání kladů a záporů pomůže vybrat ten nejvhodnější program jak začínajícím OSVČ, tak ostříleným podnikatelským matadorům.
iDoklad
Myšlenky na fakturační program iDoklad se rodily už v roce 2005, ovšem stejně jako Fakturoid spatřil světlo světa až v roce 2011. Za tu dobu už si získal přízeň více než 200 tisíc uživatelů a je považován za nejrozšířenější cloudové účetnictví. Je kompatibilní s operačními systémy iOS, Android i Windows Phone. S velkým množstvím funkcí je vhodný i pro větší firmy.
Nabízí komplexní nabídku služeb, které se točí kolem fakturace a účetnictví. Proformy, zálohové faktury, dobropisy (neboli záporné faktury) jsou klasikou, která nesmí chybět. iDoklad se pyšní tím, že za své klienty hlídá legislativu a jeho faktury za každých okolností stoprocentně odpovídají platným zákonům.
Je možné faktury vystavovat v různých vzhledech i měnách, lze do nich zakomponovat automatickou či jednorázovou slevu a vystavovat je pravidelně. Grafika nákladů usnadňuje přehled o příjmech a výdajích, párování s bankou šetří čas při hlídání splatnosti. A podklady pro daňové přiznání jsou třešničkou na dortu.
Cílem iDokladu je maximální usnadnění oblasti fakturace, aby podnikatelé měli dostatek času pro své podnikání a aktivity, které jsou pro ně důležité. Tuto svou vizi podporuje aplikace iDoklad formou výborně zpracované mobilní aplikace a také vzdělávací mini akademií, ke které mají bezplatný přístup všichni uživatelé iDokladu.
iDoklad funguje ve čtyřech tarifech, Zdarma, Základní, Oblíbený a Prémiový. Co se týče bezplatné zkušební doby, je mezi ostatními fakturačními softwary jednoznačně bezkonkurenční. Plných 60 dní na vyzkoušení zdarma, navíc bez zadání platební karty, a vrácení peněz do 30 dnů je více než štědré gesto.
Cenově se jednotlivé tarify liší v řádu stokorun. Základní tarif si žádá 145 korun měsíčně, Oblíbený 280 korun a největší tarif Prémiový lze získat za 480 korun měsíčně. Ceny jsou bez DPH a při objednávce ročního předplatné, přičemž objednat lze nejméně jeden měsíc.
Dále iDoklad nabízí při ročním předplatné neziskovým organizacím fakturaci za polovic, uživatelé Money S3 se zaplacenou aktualizací fakturují se slevou 30 %.
Fakturoid
Fakturoidu se přezdívá král automatizace. Od roku 2011, kdy byl oficiálně spuštěn, dokázal vychytat vady na kráse a nabízí podnikatelům přesně to, co potřebují. Vystavování faktur, přehledné statistiky, párování plateb, platební brány, i přístup účetního jsou samozřejmostí.
Fakturoid poslouží spíše středním podnikatelům než nováčkům. V bezplatné verzi je možné fakturovat pouze pěti odběratelům, což vystačí málokomu. Stejně tak lze pravidelné faktury zasílat pouze jednomu klientovi a do takzvané krabice na náklady je možné nahrát pouze 5 účtenek. Čemuž s placenými rozšířenými tarify tak není.
Mnohem větší službu udělá placený tarif Základ, ještě lépe ovšem tarif Komplet. Neomezený počet kontaktů, přiznání k dani z příjmů fyzických osob, platební brány GoPay a PayPal, exporty do účetních programů či výběr vlastní barvy na faktuře, to už stojí za roční předplatné. Měsíčně tarif Komplet vychází i s DPH na 385 korun, kde je zahrnut jeden měsíc zdarma.
Pro začínající podnikatele má Fakturoid dobré zprávy, neboť nabízí 50% slevu na první roční fakturu. Nárok na ni má jakékoli IČO, které bylo v živnostenském rejstříku registrováno do 12 měsíců předtím, než o slevu požádá.
Vyfakturuj
Nejkomplexnější nástroj na českém internetu s rozsáhlými možnostmi automatizace. Tak hovoří velká část uživatelů online softwaru Vyfakturuj. Ani tento online fakturační systém nevybočuje z řady, co se zrodu týče. Rok 2011 byl na vznik nových softwarů velmi plodný a vypustil do světa kromě dvou výše jmenovaných softwarů i Vyfakturuj.
Zatímco ostatních online systémům sem tam nějaká funkce chybí, namátkou elektronická podání, odpověď do 24 hodin, telefonická podpora, či integrace s platební bránou PayPal, tomuto softwaru nechybí zhola nic. Jeho užívání je bezpečné, s pravidelným zálohováním.
Všechny faktury jsou vystavovány v souboru PDF, včetně QR kódu, loga firmy a vlastního barevného provedení. Cizí měny jsou samozřejmostí, stejně jako hlídání obratu pro DPH, šablony dokladů, našeptávač řádků, vkládání dat z rejstříku ekonomických subjektů ARES, a jiné.
Z tarifů jsou na výběr čtyři verze, Zdarma, Mini, Ideal a Profi. Pro plnou automatizaci je nejvhodnější tarif Ideal (249 korun bez DPH), tarif Mini (149 Kč bez DPH) fakturuje bez omezení a tarif Profi (590 Kč bez DPH) ocení nároční uživatelé. Naopak tarif Zdarma se hodí na pár faktur a kontaktů ročně.
Bezplatný tarif postrádá mobilní aplikaci, vlastní číselnou řadu, pravidelné faktury, EET, platební brány, automatické upomínky, telefonickou podporu, a také export do účetních programů. Přes 30 tisíc uživatelů dává přednost spíše placeným verzím, kde mohou fakturaci využívat bez omezení.
Superfaktura
Jednoduchá administrace a vychytané funkce. To jsou základní charakteristiky online fakturačního softwaru Superfaktura. Přes 90 tisíc uživatelů v ČR, na Slovensku i v Rakousku jsou toho důkazem. Všechny tradiční funkce nemohou chybět (faktury, náklady, kontakty, dodací listy, mobilní aplikace, import a export dat, párování plateb, sklad, odesílání poštou, EET, 13 různých jazykových verzí, atd).
Personifikované faktury (vlastní logo, razítko a podpis) automatické upomínky jak e-mailem, tak SMS, i rozesílání automatického poděkování za provedenou platbu dělají ze Superfaktury něco víc. V jednoduchosti je síla, a proto Superfaktura na své úvodné stránce poskytuje podrobný video návod, jak vystavit svou první fakturu.
Registrace do systému je zdarma a probíhá také skrze sociální sítě facebook, či přes účet Google. Při ročním předplatné vyjde základní tarif na 129 korun, Standard na 279 Kč a Prémiový na 469 Kč měsíčně. Prvních 30 dní zdarma a bez závazků, rovněž vrácení peněz při nespokojenosti proběhne do 14 dnů od zakoupení produktu.
mPohoda
Software mPohoda je ideální na začátek, pokud se čerstvý OSVČ teprve seznamuje s problematikou fakturace. Vytvoření faktury online zdarma jsou pro začínající podnikatele vhodnou volbou, pokud plánují své podnikání pouze jako vedlejší činnost a během roku nepočítají s mnoha zakázkami a odběrateli.
Pro ostřílenější podnikatele by bezplatná verze programu mPohoda mohla brzy představovat problém, neboť mPohoda nabízí zdarma pouze prvních sto faktur online k vyplnění a dvacet kontaktů. Po vyčerpání limitů bude nezbytné přejít na placený tarif.
Tarify Basic a Pro se liší nabízenými parametry a cenou. Za roční předplatné tarifu Basic si software účtuje 1880 korun, za tarif Pro už 3380 Kč. Výhodou mPohody je propojení s účetním programem Pohoda. Fakturační software lze používat i v režimu offline a vystavovat tak faktury, i pokud není k dispozici internetové připojení.
Již od roku 2008 se věnujeme tématům spojeným s podnikáním, kariérním růstem, osobními financemi či situací na pracovním trhu. Autor vystudoval management a ekonomii.
