Čas od času je nutné změnit sídlo společnosti, a to z různých důvodů. Může jít o stěhování provozovny do jiné budovy, nebo firma kvůli lepší image přestěhuje svoje sídlo do většího města. Ať už je důvod jakýkoli, je změna sídla komplexní úřednický proces, kde se vyplatí nic nepodcenit. Jak postupovat a jaké dokumenty budou potřeba?
V prvé řadě je důležité rozlišit, zda je v případě změny sídla nutná změna zakladatelské listiny nebo společenské smlouvy, či nikoli. Jak to zjistit?
Změna společenské smlouvy ve formě notářského zápisu je nutná při stěhování sídla do jiné obce, nebo je-li ve společenské smlouvě uvedena konkrétní adresa, včetně ulice a čísla popisného / orientačního.
Příklad: Firma XY sídlí v Poděbradské ulici v Lysé nad Labem, nicméně fakticky má ve společenské smlouvě uvedeno jako sídlo společnosti jen obec Lysá nad Labem. Nové sídlo firmy XY bude v Čechově ulici ve stejné obci. V takovém případě není nutná úprava společenské smlouvy.
Příklad 2: Firma XY sídlí v Lysé nad Labem, a má ve společenské smlouvě uvedeno jako sídlo společnosti Poděbradova 1748, Lysá nad Labem. Nové sídlo firmy XY bude v Čechově ulici ve stejné obci. V takovém případě už je změna společenské smlouvy nutná.
Potřeba změnit společenskou smlouvu bude povinnost i pokud by se firma XY stěhovala z Lysé nad Labem do jiné obce, například do Prahy. V případě změny sídla už je povinné uvést do společenské smlouvy plnou adresu.
Jak provést změnu sídla společnosti?
Jaký je potřeba ke změně sídla firmy vzor? Na webu justice.cz je k tomuto účelu k dispozici interaktivní formulář. Změna sídla společnosti je administrativní úkon a k jejímu provedení je potřeba podat okolkovaný návrh na změnu sídla v obchodním rejstříku (OR). Kam zaslat žádost o změnu sídla firmy? Příslušnému rejstříkovému soudu. Cena kolku je 2 000 korun.
Po zápisu do OR je potřeba oznámit změny i na dalších příbuzných institucích. Konkrétně na finančním úřadě (FÚ), živnostenském úřadě (ŽÚ), Okresní správě sociálního zabezpečení (OSSZ) a zdravotní pojišťovně.
- na živnostenském úřadě je nutné nahlásit změny do 15 dnů od provedení změny. S sebou je nutné mít výpis z obchodního rejstříku.
- na finančním úřadě je lhůta pro oznámení změn taktéž 15 dnů.
- na pojišťovně a OSSZ se hlásí změny do 8 dnů.
Jaké dokumenty jsou potřeba ke změně sídla firmy?
Právnická osoba nemůže ze zákona existovat bez sídla. Zákonem dané dokumenty k jeho změně jsou:
- výpis z katastru nemovitostí (ne starší než 3 měsíce) nebo nájemní smlouva
- souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla – s notářsky ověřeným podpisem majitele ne starším než 3 měsíce (lze ověřit také na jakémkoli Czech Pointu v České republice)
- případné další dokumenty (dle rozsahu změn)
V posledně vyjmenovaném případě mohou takovými listinami být rozhodnutí společníků nebo statutárního orgánu, případně notářský zápis z valné hromady.
Fyzické stěhování provozoven či kanceláří není nutné. Častokrát se sídlo firmy mění pouze virtuálně. Provozovna může fyzicky sídlit na malém okrese, přičemž sídlo dané firmy bude vedeno na velkém městě.
Právnické osoby k tomuto kroku přistupují z důvodů lukrativnější adresy, vysokého nájmu, případně chtějí mít sídlo a provozovnu na jiných místech, ať už jsou důvody jakékoli. Nezřídka je důvod ke změně z prostého důvodu stěhování akciové společnosti (a.s.) nebo společnosti s ručením omezeným (s r.o.) do jiného města.
Na co při změně sídla společnosti nezapomenout
Pokud už jsou na městském či krajském soudu podány návrhy na změnu sídla společnosti a změny nahlášeny také na ŽÚ, FÚ, OSSZ a zdravotní pojišťovně, je třeba provést administrativní kroky i v samotné provozovně.
To se týká zejména změn adresy na razítkách, hlavičkovém papíru, vizitkách, fakturách, v e-mailovém podpisu, na webových stránkách, avšak i na sociálních sítích a Google mapách.
TIP: Podnikatelé stále častěji přesouvají sídla svých firem do zemí s nízkými daněmi, neboli daňových rájů. Příkladem evropského daňového ráje je Lichtenštejnsko, či Kypr.
Na českém trhu existuje velké množství společností, které nabízejí zprostředkování a vyřízení těchto administrativních změn za firmy samotné. Odpadá tak nutnost obíhat úřady a trávit vzácné hodiny pochůzkami u jednotlivých přepážek.
K této službě je nezbytné pouze ověřit podpisy na Czech Pointu a udělit tak najaté společnosti souhlas s nakládáním s firemními údaji. Poplatky za vyřízení se u jednotlivých firem liší.
Již od roku 2008 se věnujeme tématům spojeným s podnikáním, kariérním růstem, osobními financemi či situací na pracovním trhu. Autor vystudoval management a ekonomii.
